Access of Excel gebruiken? Beter van niet

Als (beginnende) ondernemer voer je je administratie misschien wel in Excel of Access. Die programma’s staan bij de meeste ondernemers standaard op de computer geïnstalleerd en de keuze hiervoor is daarom vaak snel gemaakt. Maar is dat wel zo slim?

Kosten besparen 

Vooral als je in het begin kosten wilt besparen en nog weinig facturen verstuurt, is het gebruik van Excel of Access een voordelige keuze. Je hebt bovendien zelf de volledige controle over je administratie, want je weet precies wat er in- en uitgaat. Op internet zijn vaak standaardsjablonen te vinden die je direct kunt gebruiken. Je hoeft alleen je eigen bedrijfsgegevens in te vullen.

Kans op fouten 

Het nadeel is echter dat er meer kans is op het maken van fouten, omdat alles handmatig gaat. De standaardsjablonen hebben vaak een standaardindeling en zijn soms lastig zelf in te richten. Daarnaast moet je goed opletten of het sjabloon wel voldoet aan de eisen die door de Belastingdienst zijn gesteld. Ook is het niet mogelijk om je administratie te automatiseren. Denk hierbij aan het toevoegen van een betaallink en koppelingen met de bank, Kamer van Koophandel of je accountant.

Kies je voor een online facturatie- of boekhoudprogramma, dan kun je veel fouten voorkomen. Factuurnummers kunnen bijvoorbeeld niet dubbel worden gebruikt. Artikelen, klanten en leveranciers voer je van tevoren in en hoef je alleen nog te selecteren. Facturen verstuur je direct vanuit het programma per e-mail. Wijzigingen in de wet- en regelgeving worden meegenomen in updates, dus je programma is altijd bij de tijd. En je hoeft ook niet bang te zijn dat je administratie verloren gaat door bijvoorbeeld brand, diefstal of een computercrash. Alle gegevens staan namelijk online opgeslagen. Ook handig i.v.m. de bewaarplicht van 7 jaar! En het makkelijkste van alles is dat je je administratie overal ter wereld kunt benaderen.