Je tijd efficiënter besteden, doe je zo

boekhouden Je tijd efficiënter besteden, doe je zo

Het is tijd voor een ander online boekhoudpakket, maar waar let je dan op? Er zijn immers veel aanbieders die het online boekhouden efficiënter, eenvoudiger en minder complex maken. Lees deze 10 tips die je helpen om de juiste richting te kiezen en een beargumenteerde voorselectie te maken:

 

  1. Waar werken jij en je team het liefste mee?

    De laatste jaren zullen veel administratieve werkprocessen al geautomatiseerd zijn. Toch is het goed om een graadmeting te doen van het huidige kennisniveau, voordat je naar wensen, eisen, specificaties, functionaliteiten en dergelijke gaat kijken. Zodat je niet iets aanschaft wat te complex is om mee te werken. Anders gezegd; kijk niet alleen naar de techniek, maar vooral ook naar jouw collega die er mee moet gaan werken.

  2. Inventariseer functionaliteiten 

    Van tevoren moeten de gewenste functionaliteiten topprioriteit krijgen. Door deze functionaliteiten duidelijk op een rij te zetten voorkom je dat je een goedkopere oplossing kiest die achteraf belangrijke functionaliteiten blijkt te missen. Stel een lijst van wensen en eisen samen en vraag meerdere collega’s om input.

  3. Hoe is het gebruikersgemak?

    Software ga je pas begrijpen en waarderen als je ermee gaat werken. Stel een projectteam samen dat een score geeft aan het gebruikersgemak. Ga vooral ook experimenteren met een proefabonnement of een tijdelijke versie. Doe dit met meerdere aanbieders en kies niet voor de eerste de beste optie die op papier het meeste aanspreekt. Het kan namelijk ook voorkomen dat de boekhoudsoftware overcompleet is en dat er dan onnodige kosten gemaakt worden voor functionaliteiten die niet gebruikt worden. Zo kom je erachter of de nieuwe boekhoudsoftware echt alle wensen en eisen invult die bij jouw organisatie passen.

  4. Check voor makkelijke financiële rapportages 

    Op welke manier biedt het boekhoudsysteem overzicht, grip en controle, zodat de status van de financiële situatie altijd duidelijk is? Kijk of er duidelijke grafieken en tabellen zijn en of het eenvoudig is om financiële rapporten te maken.

  5. Zijn koppelingen mogelijk?

    Zijn gegevens vanuit andere software eenvoudig te integreren? Zijn er bijvoorbeeld (automatische) exports mogelijk vanuit andere financiële, voorraad- of verkoopsystemen die nu al gebruikt worden? Hoe meer processen er geautomatiseerd zijn, hoe minder extra handelingen. Dat levert gemak maar vooral ook tijdwinst op.

  6. Vraag in je omgeving naar boekhoudsoftware

    Afhankelijk van de branche waarin je werkt zullen er boekhoudoplossingen zijn die speciaal voor jouw branche ontwikkeld zijn of er gewoon goed bij aansluiten. Het is sowieso een pre als de leverancier van de boekhoudsoftware aangeeft ervaring in jouw branche te hebben. Vraag dan om referenties. Zo niet, ga zelf op onderzoek uit bij branchegenoten. Door het delen van ervaringen ontstaan ongetwijfeld nieuwe inzichten.

  7. Doe onderzoek naar uitbreidingsmogelijkheden

    Ga je factureren per e-mail of per post? Als je kiest voor een programma waarmee je digitaal gaat factureren: let er dan op in welke formaten de facturen verstuurd kunnen worden. Alleen als pdf? Of biedt het pakket ook de mogelijkheid om facturen te versturen in UBL-formaat?

  8. Bijlage bij de factuur

    Wil je naast je factuur ook een bijlage bijvoegen? Bijvoorbeeld een pakbon, afbeelding, specificatie etc.? Ga dan goed na of dit mogelijk is. Niet alle pakketten bieden deze mogelijkheid.

  9. Periodieke facturatie 

    Verstuur je veel facturen op basis van abonnementen? Ga dan na of het mogelijk is om facturen periodiek te versturen. Dit kan je veel tijdwinst opleveren. Je hoeft dan namelijk niet iedere maand opnieuw de facturen in te geven. Je plant de facturen in en de rest gaat vanzelf!

  10. Betaallink aan factuur koppelen 

    Iedere ondernemer wil natuurlijk dat facturen zo snel mogelijk worden betaald. Veel pakketten bieden daarom de mogelijkheid om een betaallink mee te sturen. Klanten kunnen dan bij ontvangst van de factuur per e-mail direct de factuur voldoen, waardoor er eerder wordt betaald.

Gerelateerde artikelen

Hoe boekhoudsoftware je wereld opent

Access of Excel gebruiken? Beter van niet

Verdien geld met je administratie

Een boekhoudpakket: wat doe je ermee?