11 voordelen van een online boekhoudpakket

boekhouden 11 voordelen van een online boekhoudpakket

Bij het voeren van een goede bedrijfsadministratie is de rol van het internet steeds bepalender. Net zoals bij andere bedrijfsapplicaties wordt nagenoeg alles online en digitaal. Het gebruik van veel papier, het versturen van post, het uitsorteren van binnenkomende stukken en het hebben van postbakjes... Het verdwijnt of bestaat al niet meer. Boekhouden gaat online, maar wat zijn daar nu de voordelen van?

1. Flexibeler werken, plaats- en tijdonafhankelijk

Met een online boekhoudpakket heb je overal waar er een goede internetverbinding is toegang tot jouw boekhoudgegevens. Het maakt plaatsonafhankelijk werken mogelijk en je kunt belangrijke meldingen automatisch naar je smartphone laten versturen. Je kunt dus altijd doorwerken en er is minder sprake van het traditionele 'negen tot vijf' werken. Met als resultaat: altijd en overal actueel inzicht in de administratie.

2. Ultieme combinaties met apps

Door het gebruik van apps kun je veel eenvoudiger - maar vooral ook sneller - online factureren en jouw collega’s bijvoorbeeld via de smartphone bonnetjes laten uploaden in de boekhouding. Apps maken boekhouden en administratie voeren gemakkelijk, voor zowel de administratie-afdeling als alle andere collega’s.

3. Online boekhouden werkt overal

Je bent niet meer afhankelijk van een bepaald platform, of je nu vanaf een smartphone, tablet, laptop of PC werkt. Goede online boekhoudprogramma’s zorgen ervoor dat alle mogelijke platformen ondersteund worden.

4. De cloud - nooit meer verlies van gegevens

De tijd van propvolle archieven vol met mappen is waarschijnlijk al (lang) voorbij. Toch kunnen papieren én de digitale bedrijfsadministraties compleet verwoest worden als er bijvoorbeeld brand uitbreekt. Het plezierige aan een online boekhoudprogramma in de cloud is dat er altijd back-ups worden gemaakt. Bij de keuze van een online boekhoudpakket is het raadzaam om je op dit gebied goed te laten informeren. Het voorkomen van verlies van gegevens vermijdt ook een hoop discussies, bijvoorbeeld met de Belastingdienst of bedrijfsaccountant.

5. Gecontroleerde, correcte data

Als gegevens online eenmaal goed zijn ingevuld, kunnen ze automatisch in andere documenten worden verwerkt. Het voorkomt fouten en het telkens opnieuw zoeken naar de juiste informatie.

6. Minder accountantsbezoeken door online interactie

Natuurlijk is er niets mis met een intermenselijke ontmoeting. Een online boekhouding biedt vooral de mogelijkheid om accountants, adviseurs of andere financiële experts te laten meekijken op het moment dat dat nodig is. Eigenlijk creëer je een situatie van continu inzicht en controle en word je eerder gewaarschuwd bij oneffenheden. Goed online samenwerken verstevigt de onderlinge relatie met iedereen die betrokken is bij de administratieve huishouding.

7. Koppel of integreer andere (administratieve) toepassingen

Koppel de voertuigenadministratie of integreer cashbetalingen via kassa’s in de online administratie. De meeste online boekhoudprogramma’s bieden API’s, Application Programming Interfaces, waardoor zij kunnen communiceren met andere programma’s. Dat betekent dat een investering in een online boekhoudpakket ook altijd gericht is op toekomstige ontwikkelingen. Laat je bij de keuze voor een online boekhoudpakket dus goed informeren over deze integratiemogelijkheden.

8. Sneller facturen verzenden én ontvangen

Enveloppen en postzegels zijn overbodig. De meeste online boekhoudprogramma’s bieden natuurlijk de mogelijkheid om digitaal te factureren. Belangrijk te vermelden is dat facturen dus ook eerder aankomen en eerder betaald worden! Dat alleen al is een investering waard.

9. Altijd up-to-date zonder dat je het doorhebt

De leverancier van jouw online boekhoudprogramma geeft automatisch updates, waardoor je zelf geen tijd meer hoeft te spenderen om nieuwe updates te installeren. Naast gemak betekent het ook dat een online boekhoudpakket na installatie met je meegroeit, omdat wensen, eisen en functionaliteiten nu eenmaal in de loop van de tijd veranderen. Zo blijf je altijd actueel, zonder dat je het merkt en er iets voor hoeft te doen.

10. Besparing van papier en ruimte – duurzaam boekhouden

Natuurlijk betekent online en digitaal het besparen van papier en het opslaan in archieven, zeker ook als je zoveel mogelijk papieren documenten via scanners digitaliseert en opslaat. Minder papiergebruik en papieropslag passen ook goed binnen het maatschappelijk verantwoord ondernemen.

11. Optimale veiligheid 

‘In de cloud’ werken voorkomt verlies van gegevens dankzij continue back-ups. Daarnaast zijn de beveiligingseisen van hostingpartijen vaak vele malen beter en uitgebreider dan dat je zelf kunt realiseren. Want: veiligheid is hun bestaansrecht.

Gerelateerde artikelen

Kleine Ondernemers Regeling: wat verandert er allemaal?

Hoe software je wereld opent

Access of Excel gebruiken? Beter van niet

Je tijd efficiënter besteden, doe je zo

Verdien geld met je administratie