Verstuurde offertes en facturen bevatten vaak foutieve adressen of onjuiste artikelgegevens. Dat levert niet alleen vertraging op, maar leidt ook tot het uitblijven van opdrachten en betalingen. Actuele relatie- en artikelbestanden helpen dit te voorkomen. In dit blog geven we zes tips om je gegevens up-to-date te houden.
Check adresgegevens
Je relatiebestand is de ‘verzamelbak’ van al je (potentiële) klanten. Verouderde adressen en contactgegevens vertroebelen dit bestand. Hoe voorkom je dat?
- Controleer contactgegevens regelmatig. Blijken telefoonnummer, adres of e-mailgegevens niet meer te kloppen? Zoek ze online en verifieer ze bij de klant. Pas de gegevens direct aan in je adressenbestand en/of boekhoudpakket.
- Verstuur je offertes en facturen via e-mail? Verwerk dan de ‘bouncemails’ die retour komen. Deze bevatten verschillende meldingen:
- Niet aangekomen - mailbox is vol. Neem telefonisch contact op met de ontvanger.
- Niet aangekomen - te groot bestand. Niet alle e-mailadressen kunnen grote bijlagen verwerken. Gebruik in dit geval de gratis dienst Wetransfer.com. Hiermee kun je bestanden tot 2 GB versturen.
- Niet aangekomen – mailadres onbekend. Controleer de spelling van het gehanteerde adres. Oogt het adres juist, kijk dan of je het e-mailadres online kunt vinden. Lukt dit niet, neem dan telefonisch contact op met de klant om het juiste e-mailadres te achterhalen.
- Niet aangekomen - wordt nogmaals verzonden. Hierbij is geen verdere actie nodig.
- Verstuur je offertes en facturen per post? Zet je eigen adres op de envelop. Mocht het ontvangstadres of de geadresseerde niet juist zijn, dan krijg je de offerte of factuur retour en kun je actie ondernemen.
Houd artikelen bij
Je artikelbestand omvat alle producten en diensten die je bedrijf biedt. Afhankelijk van je branche lees je ook artikelbestanden van je leveranciers in. In bijvoorbeeld de installatiebranche is dit heel gebruikelijk. Hoe zorg je ervoor dat je altijd werkt met de juiste prijzen?
- Plan tijd in om prijzen te verifiëren. Vraag leveranciers regelmatig om hun planning. Blijf op de hoogte van de status van de btw-tarieven in je branche.
- Factureer of offreer je een vijf meter lange buis (met een eenheid van één) of vijfmaal een meter buis (met een eenheid van vijf)? Controleer bij het inlezen van artikelbestanden van leveranciers de gehanteerde eenheden.
- Download een nieuw artikelbestand op een vaste locatie op je computer. Verifieer in Windows Verkenner de datum van het bestand en lees daarna het artikelbestand vanaf die locatie in. Zo voorkom je dat je per ongeluk een oud artikelbestand gebruikt.
