Excel is vaak al aanwezig op je PC, het kost relatief weinig om aan te schaffen en je kunt er als zzp’er ook je boekhouding in doen. Dat klinkt ideaal. Maar is het dat ook? Hierbij negen situaties waarin het loont om over te stappen van Excel naar een boekhoudprogramma.
-
Wanneer jouw kennis van Excel beperkt is
Excel denkt niet met je mee. Je moet in Excel zelf formules en macro’s instellen. Bij gebrekkige kennis kan dat resulteren in onhandig werken of het maken van fouten, met alle gevolgen van dien.
-
Wanneer het goed gaat met jouw bedrijf
Het aantal inkomende en uitgaande facturen neemt in rap tempo toe. Je raakt in Excel dan sneller het overzicht kwijt, terwijl je juist minder tijd voor de boekhouding hebt.
-
Wanneer je meer inzicht wilt hebben in jouw financiële situatie
Kun je je rekeningen op tijd betalen? Weet je de status van jouw debiteuren? Dit soort informatie wordt door boekhoudsoftware toegankelijk gemaakt.
-
Wanneer je niet meer aan de kleine ondernemingsregeling voldoet
Iedere maand of kwartaal verplicht de Belastingdienst je dan om jouw ontvangen en afgedragen btw te berekenen en omzetbelasting te betalen. Boekhoudsoftware berekent die bedragen voor jou.
-
Wanneer je na een jaar jouw inkomstenbelasting (IB) wilt aangeven
Daarvoor heb je een goed overzicht nodig van omzet en btw, aftrekposten, belastingvoordelen en openstaande facturen. Ook hier biedt een boekhoudprogramma uitkomst.
-
Wanneer je ondersteuning nodig hebt
Bijvoorbeeld als een formule in Excel ineens verdwijnt of een boeking niet lukt. Bij Excel heb je geen support voor de manier waarop je het programma gebruikt. Problemen dien je dus zelf op te lossen. Na een overstap kun je de klantenservice van een leverancier van boekhoudsoftware inschakelen.
-
Wanneer de Belastingdienst bij jou een controle uitvoert
Je krijgt dan het verzoek om inzicht te geven in je boekhouding. Er kan veel tijd zitten in het verzamelen en overzichtelijk maken van de gegevens die de Belastingdienst voor de controle nodig heeft; gegevens die je anders vlot en simpel boven tafel hebt.
-
Wanneer je tijd wilt besparen
In een goed boekhoudprogramma is het meeste werk (tot 80%) gedaan wanneer je jouw verkoop- en inkoopfacturen hebt ingeboekt. In Excel moet je zelf alle gegevens aan elkaar knopen en is er bijvoorbeeld ook geen koppeling met je bank.
-
Wanneer je jouw boekhouding laat nakijken door een boekhouder
Dat is al snel duurder wanneer je gebruikmaakt van Excel.
