Een boekhoudpakket: wat doe je ermee?

Als ondernemer is het bijhouden van je administratie niet het eerste waar je aan denkt. Wel is het superbelangrijk! Je ontvangen en verzonden facturen, afschriften en privégebruik moeten worden vastgelegd. Het moet voor de fiscus duidelijk zijn hoeveel btw er in- en uitgaat. Ook dien je je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Een boekhoudpakket helpt je hierbij!

Boekhouder of accountant

Het bijhouden van je administratie kan op verschillende manieren. Je kunt bijvoorbeeld je hele administratie door een boekhouder of accountant laten verzorgen. Het nadeel hiervan is dat je zelf weinig inzicht hebt in hoe je bedrijf ervoor staat. Daarnaast kost het je veel geld.

Doe het zelf!

Een andere mogelijkheid is om de administratie zelf te doen. Veel ondernemers kiezen ervoor om de administratie in het begin bij te houden in Excel. Bij de start van een onderneming willen ze zoveel mogelijk kosten besparen. Daarnaast zijn er in het begin nog weinig administratieve handelingen. Toch is het verstandig om gelijk te kiezen voor een boekhoudprogramma. Excel is namelijk foutgevoelig. Je hebt veel handwerk: tijdrovend! En je moet zelf je back-ups verzorgen.

Eenvoudig, overzichtelijk en snel

Voor boekhoudprogramma’s geldt dat ze als doel hebben je administratie te ordenen op een zo eenvoudig mogelijke en overzichtelijke manier. Als je je administratie bijhoudt, moet je in één oogopslag kunnen zien hoe je bedrijf ervoor staat.

In een boekhoudprogramma voer je al je financiële gegevens in. Alle facturen en bonnen die je ontvangt van je leveranciers voer je in bij je uitgaven. Bij veel online boekhoudprogramma’s kan dit heel eenvoudig door het maken van een foto van de inkoopfactuur of -bon. Het programma herkent de gegevens op de factuur en verwerkt deze zelf in de boekhouding.

Klanten, artikelen en leveranciers

Je leveranciers, klanten en artikelen sla je ook op in je boekhoudsoftware. Heb je veel klanten, leveranciers of artikelen en wil je ze niet allemaal handmatig invoeren? Dan is het bij veel programma’s mogelijk om gegevens te importeren vanuit Excel. Veel programma’s hebben een koppeling met de KvK. Je hoeft dan alleen de bedrijfsnaam in te voeren en de juiste bedrijfsgegevens worden erbij gezocht. Dit werkt snel en je weet ook zeker dat je de juiste gegevens hebt ingevuld.

Factureren

Als je zelf facturen verstuurt, kan dit direct vanuit je boekhoudprogramma. Je richt je factuursjabloon in met je eigen huisstijl, zodat alle facturen hetzelfde eruitzien. Je factuursjabloon is een visitekaartje van je bedrijf. Bij het maken van de factuur selecteer je de klant naar wie je de factuur wilt sturen en het artikel dat je verkoopt. Het programma maakt er zelf een factuur van en berekent de btw. De factuur verstuur je vervolgens direct vanuit je programma per e-mail naar de klant. Werk je met online boekhoudsoftware? Dan heb je het voordeel dat je zelfs op locatie bij de klant direct een factuur kunt versturen. 

UBL

Vaak is het mogelijk om ook een UBL-factuur mee te sturen. Een UBL-factuur is een elektronische inkoopfactuur die alle belangrijke gegevens bevat voor het maken van een inkoopboeking. Bij sommige boekhoudprogramma’s kunnen deze UBL-facturen automatisch worden ingelezen.

Betaallink

Bij het versturen van een factuur kan er ook gekozen worden om een betaallink mee te sturen. Een betaallink is een link waarop de klant direct naar zijn bank wordt doorgelinkt en de factuur kan voldoen. Facturen worden op deze manier sneller betaald.

Bankkoppeling

De meeste boekhoudprogramma’s hebben een koppeling met de bank. Dit houdt in dat je afschriften automatisch worden ingelezen in je programma. Zo heb je altijd een real-time inzicht in je in- en uitgaven.

Belastingaangifte

Aan het einde van je tijdvak dien je belastingaangifte te doen. Als je je administratie goed hebt bijgehouden en alle in- en uitgaven hebt ingevoerd, is het mogelijk om direct de btw-aangifte te berekenen. Bij veel programma’s is het zelfs mogelijk om de aangifte vervolgens direct te versturen naar de Belastingdienst. Na het versturen ontvang je van de Belastingdienst vervolgens een melding of je aangifte is goedgekeurd of niet.

Samenwerken

Wil je je administratie toch niet helemaal zelf doen? Kies er dan voor om samen te werken met je boekhouder of accountant. Dit doe je door je accountant toegang te geven tot je online administratie. Jij levert dan bijvoorbeeld alle bonnen en facturen aan en je boekhouder of accountant doet de controle en vult gegevens verder aan.