10 factureertips: wat leuk is nóg leuker maken!

facturen_10-factureertips-wat-leuk-is-nog-leuker-maken

Ondernemende, gedreven en verkoopgerichte mensen zullen zich lang niet altijd zelf bezighouden met administratieve processen. Maar vaak is er wel één uitzondering: het factureren. Want niets is leuker dan je product of geleverde dienst in rekening te brengen. Er zijn dus genoeg ondernemers en zzp’ers die zelf hun facturen opmaken of van dichtbij dit administratieve proces willen volgen.

Met deze 10 tips wordt ‘geld binnenhalen’ nog leuker en gemakkelijker en hou je tijd over om nog meer te ondernemen:

  1. Rapporteer de tijdsbesteding
    Komt het weleens voor dat je niet meer precies weet hoeveel tijd je aan een project, opdracht of klus hebt besteed? Houd het bij, bijvoorbeeld in Excel of – nog beter – in een speciale app en neem deze tijdsbesteding over op je factuur. Zo vergeet je nooit meer gemaakte uren door te belasten.
  2. Controleer adresgegevens
    Een factuur retour krijgen kost tijd en geld. Voorheen ging het daarbij om het straatadres, maar tegenwoordig meestal om e-mailgegevens. Check met je klant of hij een speciaal e-mailadres heeft voor facturen. Met de juiste adressering wordt je factuur sneller in behandeling genomen en daardoor (hopelijk) snel betaald.
  3. Factureer snel en maak afspraken met de klant
    De digitalisering heeft het mogelijk gemaakt om altijd en overal te factureren. Stel het maken van facturen niet uit, want hoe eerder je factuur bij de klant ligt, hoe sneller hij betaald wordt. Voor langdurige werkzaamheden is het raadzaam afspraken te maken. Bijvoorbeeld een maandelijkse verrekening bij doorlopende werkzaamheden, of betaling van 30% vooraf, de volgende 60% gelijk na het doen van werkzaamheden en de laatste 10% na oplevering. Zo spreid je het risico en heb je, ook bij grote projecten, toch een relatief regelmatig inkomen.
  4. Voorkom fouten door het gebruik van goede boekhoudsoftware
    Beginnende ondernemers houden gemaakte kosten, gewerkte uren, factuurnummers en btw-berekeningen bij in ingewikkelde Exceloverzichten. Dit kan leiden tot fouten, omdat factuurnummers niet kloppen of cijfers verkeerd worden opgeteld. Ook heb je geen direct overzicht in openstaande facturen. Met een geautomatiseerd boekhoudsysteem gaan factuurnummers en btw-berekeningen automatisch goed. Heb je een koppeling met je bank, dan zie je zelfs direct welke facturen betaald zijn en wat nog open staat. Ook kun je koppelingen realiseren met bijvoorbeeld je urenregistratie-app, zodat je werk nog sneller gaat en er nog minder kans is op fouten. Fouten voorkomen? Vergeet Excel.
  5. Adverteer op je factuur
    Deze commerciële tip wordt vaak vergeten. Het interessante is dat je één ding zeker weet: de factuur wordt altijd gelezen en een mailing of nieuwsbrief verdwijnt sneller in de (digitale) prullenbak. Dus als je op de factuur een vermelding doet van een tijdelijke aanbieding dan haal je mogelijk via de factuur nog meer geld binnen. Slim toch om zo onder de aandacht te komen? Doe het als korte regel onderaan de factuur.
  6. Onderzoek moderne manieren om facturen te sturen
    Wie veel onderweg is, hoeft niet pas in de avonduren zijn of haar administratie te doen. Tegenwoordig kun je facturen sturen door gebruik te maken van mobiele apps die je op je tablet of smartphone kunt gebruiken. Kies de manier die bij je past. Natuurlijk kan het facturen sturen ook nog steeds via een PC of laptop zijn, maar via de mobiele versie van je boekhoudsoftware heb je er geen omkijken meer naar.
  7. Maak gebruik van handige betaaloplossingen
    Klanten betalen een toegezonden factuur vele malen sneller als je hen bijvoorbeeld een Tikkie toestuurt. In het betaalverzoek dat je naar je klant appt, toets je het factuurnummer gewoon in. Gebruik je een boekhoudprogramma, dan is het mogelijk om een betaallink of betaalknop op te nemen bij je factuur als je een koppeling hebt met iDEAL. Door de populariteit van online bestellen en betalen, reageren tegenwoordig veel sneller op zo’n betaalverzoek.
  8. Neem zoveel mogelijk informatie in je boekhoudprogramma op
    Als je de tijd neemt om klantgegevens, gegevens van leveranciers, producten en diensten actueel te houden in je boekhoudprogramma, dan scheelt dat heel veel tijd en gedoe. Zorg dat je regelmatig de gegevens controleert en bijwerkt. Het geeft je meer ruimte om te ondernemen en makkelijk meer facturen te sturen.
  9. Stop met papier, doe alles digitaal
    De digitale factuur zend je als pdf, xml-bestand of – nog beter – als UBL-bestand. Dat is een bestand waarin digitale factuurgegevens staan in een standaardformaat. Klanten die werken met software voor inkoopboekingen die UBL accepteren, kunnen de data van jouw factuur rechtstreeks in hun administratie importeren. Het resultaat: blije klanten, minder administratief werk en snellere betalingen.
  10. Bespreek de factuur ook eens met je klant
    Tot slot de gedachte dat het goed is om zeker te weten of de klant jouw factuur begrijpt en of de manier waarop je factureert wordt gewaardeerd. Er zijn genoeg voorbeelden waarbij de klantrelatie uitstekend was, maar klanten wegliepen door fouten of onduidelijkheden. Dat is niet leuk.

Door deze 10 tips te gebruiken wordt factureren nog leuker. De beloning voor jouw verrichte werkzaamheden staat sneller op je rekening.

Gerelateerde artikelen

Access of Excel gebruiken? Beter van niet

Snel geld verdienen doe je zo

Snel geld op je rekening? Hier vind je 10 tips

E-factureren aan de overheid