Snel geld op je rekening? Hier vind je 10 tips

Facturen versturen is belangrijk. Facturen zorgen ervoor dat je geld ontvangt voor door jou geleverde diensten of goederen. Met een kloppende factuur in een eigen huisstijl heb je een mooi visitekaartje voor je bedrijf. Hoe krijg je dat voor elkaar? Lees hieronder verder.

Veel ondernemers, met name starters, voeren de administratie in Excel of Access. Deze programma’s staan al op de computer geïnstalleerd en zijn dus een gemakkelijke keuze. Toch hebben deze programma’s veel beperkingen. Je moet namelijk steeds goed opletten dat je niet hetzelfde factuurnummer gebruikt. Daarnaast zijn de programma’s ook niet aan je boekhoudprogramma gekoppeld. Bij het aanmaken van een nieuwe factuur moet alles handmatig worden aangepast, met kans op (spel)fouten. Kies daarom liever voor een factuurprogramma.

Tegenwoordig is er onwijs veel administratieve software op de markt. Welk programma kies je? Waarmee moet je rekening houden? Hieronder tien zaken waarop je kunt letten, om de keuze voor een goed facturatiepakket makkelijker te maken.

1. Alleen factureren

   Kies je voor alleen factureren? Of wil je zelf ook een stuk van de boekhouding voeren? Bij de meeste programma’s kun je kiezen tussen óf factureren óf factureren & boekhouden. Het zelf bijhouden van de boekhouding kan als voordeel hebben dat je minder kosten kwijt bent aan de boekhouder. Daarnaast heb je meer inzicht in je administratie.

2. Online of offline

   Wil je direct bij je klant op locatie een factuur kunnen maken? Of doe je dit liever op je gemak thuis achter de computer? Het is erg handig om overal inzicht te hebben in je administratie. En doordat je overal ter wereld kunt factureren, loop je minder snel kans om achter te lopen in je administratie.

3. Lay-out

   Zoals hierboven al aangegeven, is de lay-out van je factuur een visitekaartje van je bedrijf. Het is daarom belangrijk dat die lay-out helemaal naar eigen wens in te richten is. En vooral of je dit zelf kunt of dat je hier hulp bij nodig hebt. Kijk daarnaast ook welke informatie je allemaal kwijt kunt op de factuur. Heb je speciale wensen? Zijn deze wensen uitvoerbaar?

4. Meerdere factuursjablonen 

   Werk je met verschillende btw-tarieven? Of heb je facturen in verschillende talen? Dan kan het handig zijn om meerdere factuursjablonen aan te maken. Niet alle programma’s bieden deze mogelijkheid. Let hier dus op.

5. Onbeperkt factureren 

   Bij sommige programma’s betaal je per verzonden factuur. Bij andere betaal je een vast bedrag waarmee je een onbeperkt aantal facturen kunt versturen. Heb je een kleine onderneming of factureer je niet zoveel? Dan kan het voordeliger zijn om te kiezen voor een pakket waar je per verzonden factuur betaalt.

6. Klanten & artikelen 

   Voor het versturen van een factuur voer je artikelen en klanten in. Het is handig als deze gegevens van tevoren worden vastgelegd in een artikel- of klantenbestand. Zo hoef je bij het aanmaken van een factuur alleen het juiste artikel en de juiste klant te selecteren. Dit voorkomt fouten en veel invoerwerk. Daarnaast hoef je niet meer na te denken over prijzen en btw.

7. Digitaal of per post 

   Ga je factureren per e-mail of per post? Als je kiest voor een programma waarmee je digitaal gaat factureren: let er dan op in welke formaten de facturen verstuurd kunnen worden. Alleen als pdf? Of biedt het pakket ook de mogelijkheid om facturen te versturen in UBL-formaat?

8. Bijlage bij de factuur

   Wil je naast je factuur ook een bijlage bijvoegen? Bijvoorbeeld een pakbon, afbeelding, specificatie etc.? Ga dan goed na of dit mogelijk is. Niet alle pakketten bieden deze mogelijkheid.

9. Periodieke facturatie 

   Verstuur je veel facturen op basis van abonnementen? Ga dan na of het mogelijk is om facturen periodiek te versturen. Dit kan je veel tijdwinst opleveren. Je hoeft dan namelijk niet iedere maand opnieuw de facturen in te geven. Je plant de facturen in en de rest gaat vanzelf!

10. Betaallink aan factuur koppelen 

    Iedere ondernemer wil natuurlijk dat facturen zo snel mogelijk worden betaald. Veel pakketten bieden daarom de mogelijkheid om een betaallink mee te sturen. Klanten kunnen dan bij ontvangst van de factuur per e-mail direct de factuur voldoen, waardoor er eerder wordt betaald.