Iedere ondernemer verstuurt en ontvangt facturen. In het verleden gebeurde dit vooral via de post. Tegenwoordig is digitaal verzenden van een factuur minstens zo gangbaar.
Handmatig verwerken van facturen in de administratie kost tijd en geld, terwijl het vaak niets anders is dan het ‘overkloppen’ van de informatie op de factuur. Om onnodige kosten, fouten en misverstanden te voorkomen, kun je facturen digitaal versturen, digitaal ontvangen én automatisch laten verwerken.
Wat is een e-factuur?
Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand. Alle gegevens staan op een vaste plek in het bestand en hebben een eigen betekenis. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is dus niet meer nodig.
Automatisch inlezen
In veel boekhoudprogramma’s kun je een e-factuur maken en boeken. Deze e-facturen ontvang en verzend je vervolgens via e-mail in UBL-formaat. UBL staat voor ‘Universal Business Language’. Dit is een standaard voor elektronische bedrijfsvoering. Een UBL-bestand geeft de digitale gegevensstructuur van een factuur weer in een vaststaand formaat. Ieder softwarepakket dat zich aan dit standaardformaat houdt, kan UBL-bestanden inlezen en facturen automatisch boeken.
Voordelen e-facturatie
Het werken met e-facturen heeft 5 belangrijke voordelen:
-
Sneller op de juiste plek
De factuur is op het moment van verzending vrijwel meteen bij de klant. Bij verzending per post duurt dit minstens een dag. Bovendien is de factuur ook meteen op de juiste plek binnen de organisatie.
-
Tijdbesparing en gebruiksgemak
Bij het verwerken van inkoopfacturen hoef je de inhoud van een factuur niet meer over te typen in de administratie. Als je een e-factuur verzendt of ontvangt, kun je deze met een druk op de knop inlezen en verwerken.
-
Snellere betaling
Veel bedrijven werken tegenwoordig met digitale verwerking van inkomende facturen. Veel partijen hanteren een kortere betalingstermijn voor digitale facturen, dus je hebt je geld sneller binnen!
-
Minder fouten
Digitalisering voorkomt fouten. Een fout rekeningnummer, onjuiste tenaamstelling, tikfouten in het bedrag: dat is allemaal verleden tijd als je digitaal factureert.
-
Goedkoper en duurzaam
De papierstroom blijft achterwege. Dit is milieuvriendelijk en voordeliger want printjes en portokosten zijn niet meer aan de orde.
Op weg naar e-facturatie
In 2012 werd een e-facturatienetwerk op poten gezet in opdracht van de Europese Commissie. Op het netwerk kunnen particulieren, ondernemers, bedrijven en overheden aansluiten om elektronisch te factureren. De Europese Commissie (en daarmee ook de Nederlandse overheid) wil dat e-facturering tegen 2020 de meest gangbare factureringsmethode in Europa is. In aanloop hiernaar is het de bedoeling dat in Nederland vanaf eind dit jaar gemeenten, provincies en waterschappen e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. De uiterste deadline voor deze overheden is 18 april 2019. De rijksoverheid ontvangt en verstuurt al sinds 1 januari 2017 elektronische facturen. Lees meer over e-factureren aan de overheid in dit artikel.
