6 tips voor accountants

inspiratie 6 tips voor accountants

Welke stappen neem je als kantoor als je de overstap wilt maken van papier naar digitaal? 3B Adviseurs & Accountants maakte de afgelopen twee jaar een succesvolle transitie door. Onderstaand artikel is een samenvatting van het vraaggesprek tussen Benno Bakker (accountmanager SnelStart) en Frank Robben (eigenaar 3B Adviseurs & Accountants) tijdens de Accountancy Expo op 19 juni 2018.

‘Medio 2016 maakten we binnen 3B de keuze om zoveel mogelijk van onze reguliere werkzaamheden weg te automatiseren en de slag te maken van een administratie- en samenstelpraktijk naar een adviespraktijk’, vertelt Frank Robben. ‘We stelden daarvoor een veranderplan op en noemden dit “van registreren naar adviseren”. Daar hoort ook het digitaal samenwerken met onze klanten bij. Om dit mogelijk te maken, heb je de juiste gereedschappen nodig.

We keken naar de verschillende softwareoplossingen en stelden vast dat een totaaloplossing niet voor handen was. Daarom hebben we besloten om “best-of-breed” softwareoplossingen te kiezen en de eis gesteld dat alle software vanuit één online kantooromgeving moet kunnen worden ingezet.’

Makkelijk en gebruiksvriendelijk

3B koos voor SnelStart als boekhoudpakket. ‘Zelfwerkzaamheid van de klant is een absolute voorwaarde voor het digitaal samenwerken’, zegt Frank. ‘Zelfwerkzaamheid betekent: zelf willen uitvoeren zonder hulp van anderen. Hoe krijgt je een eenpitter in de bouw zonder affiniteit met papierwerk zo ver? Door eenvoud te bieden en het simpel te houden. En dat is de kracht en filosofie van SnelStart.

Digitaal samenwerken met de klant houdt in eerste instantie in dat de klant online gaat factureren, dat er een bankkoppeling met de boekhouding wordt gerealiseerd, dat bonnetjes en inkoopfacturen kunnen worden geüpload in de boekhouding en dat de klant over een dashboard beschikt met relevante actuele financiële gegevens.

Door online factureren mogelijk te maken met behulp van een paar klikken, help je de klant van zijn Word-document of Excelbestand af. Minder fouten, opeenvolgende factuurnummers, een professionele lay-out en vanuit je smartphone direct te mailen, al dan niet met een UBL-bestand. Ik zou willen zeggen: gemakkelijker kunnen we het niet maken!’

Tijdsbesparing

‘Een SnelStart-administratie online zetten is zo gebeurd. Wij hebben ervoor gekozen om de klant niet te betrekken bij het online zetten van zijn administratie, maar gebruik te maken van een klantspecifiek e-mailadres van 3B, zodat de bevestigingsmail van SnelStart bij ons binnenkomt en wij in eerste instantie het account kunnen activeren en het wachtwoord kunnen instellen. Daarbij kiezen we voor de optie dat 3B de licentiekosten betaalt.

Wij hebben de filosofie dat de licentiekosten dienen te worden terugverdiend door tijdsbesparing en dus niet tot extra kosten mogen leiden voor de klant.’ Trainen van medewerkers ‘De grootste uitdaging bleek het overtuigen en trainen van onze medewerkers. Onze medewerkers hebben de taak om de klant te overtuigen digitaal te gaan samenwerken en dat is geen gemakkelijke.

Er zijn natuurlijk altijd klanten die niet of maar gedeeltelijk mee willen. Ze willen bijvoorbeeld wel online factureren en de bankkoppeling, maar niet uploaden. Deze klanten kunnen bij ons de ordner met inkoopbonnen inleveren en krijgen een kopje koffie. Wij scannen de stukken in en geven de ordner weer mee. Dit zijn voor ons extra handelingen en de kosten hiervan dienen uiteraard door de klant te worden gedragen. Om ervoor te zorgen dat er bij de medewerkers voldoende focus is op het online samenwerken, hebben we aan iedere medewerker een groep klanten gekoppeld die online moeten gaan samenwerken en taakstellende targets afgesproken.Tijdens de maandelijkse teamvergadering wordt de voortgang besproken.’

Overtuigen van de klant

Hoe krijg je jouw klanten zover dat ze de overstap willen maken? ‘Door de klant uit te nodigen bij ons op kantoor en de eenvoud en werking van SnelStart Web te demonstreren’, antwoordt Frank. ‘Vooraf wordt aan de klant gevraagd om logo, bankgegevens, etc. mee te brengen. Wij hebben dan al de artikelen aangemaakt. Ter plekke wordt het logo in de factuur geplaatst, de bankkoppeling gerealiseerd, een voorbeeldfactuur aangemaakt, een bonnetje geüpload en het dashboard getoond.

We laten ook zien hoe de gegevens bij ons in de boekhouding komen. Ook spreken we met de klant over de voordelen van wekelijks of maandelijks aanleveren/uploaden en proberen daar afspraken over te maken. Vanuit een online administratie werken is in principe voor alle klanten geschikt. Boekt de klant zelf, dan krijgen wij als accountant rechten om samen te werken zodat we de boekhouding kunnen controleren, completeren en de btw-aangifte vanuit SnelStart kunnen verzorgen.

Ook klanten die zelf boeken, adviseren wij om met SnelStart te factureren, de bankkoppeling te gebruiken en alle bonnetjes en inkoopfacturen te uploaden.’

De wereld verandert

‘De digitale transitie is veel breder dan alleen het boekhoudpakket’, vertelt Frank. ‘De wereld om ons heen is in een heel rap tempo aan het digitaliseren. Automatisering en online diensten zijn daarbij speerpunten. Door de snelheid van informatie en het gebruik daarvan kun je als accountant het verschil maken en meerwaarde creëren.’

Zes tips van Frank Robben:

  1. Denk na en bepaal hoe je kantoor in de toekomst dient te werken!
  2. Bepaal je verdienmodel. Met welke diensten ga ik mijn geld verdienen?
  3. Stel vast hoe digitaal je wilt gaan werken en met welke softwareapplicaties en technologie je dat wilt gaan realiseren!
  4. Stel een veranderplan op!
  5. Denk na over hoe je je mensen in dit veranderproces gaat meenemen!
  6. Selecteer de juiste partner om je te adviseren en te begeleiden!

Gerelateerde artikelen

Financierings-jungle: de partijen die financieren

Accountant aan het woord: Femke Robben vertelt

Zakelijk financieren, zoveel smaakjes…