‘Geen papieren rompslomp meer en alles digitaal. Dit is echt de toekomst.’ Femke Robben van 3B Adviseurs en Accountants ziet eigenlijk alleen maar voordelen als het om online samenwerken met klanten gaat. ‘We werken nu veel sneller en efficiënter. De bespaarde tijd kunnen we inzetten voor advies en, plat gezegd, om geld te verdienen. Ook klanten kunnen veel tijdwinst boeken en hoeven niet meer alle papieren bij elkaar te zoeken.’

 ‘We werken nu veel sneller en efficiënter’

3B Adviseurs en Accountants begon begin 2017 actief met online samenwerken. ‘Al het inboekwerk zal op termijn door de computer worden overgenomen, die tendens is niet te stoppen. Wij hebben de keuze gemaakt om nu al mee te groeien met deze ontwikkeling.’

Enthousiaste reacties

Het kostte Femke en haar collega’s niet veel moeite om hun klanten te overtuigen van de voordelen van online samenwerken. ‘Vooral de jongere generatie is enthousiast over volledig digitaal werken. Dat ze niet meer langs hoeven te komen op kantoor en alles vanaf de eigen werkplek kunnen doen wordt als een duidelijk pluspunt gezien. Bij oudere generaties bestaat soms wat meer weerstand, maar ook daar krijgen we positieve reacties.’

Bestaande en nieuwe klanten

Bij de overstap naar online samenwerken maakt 3B Adviseurs en Accountants een onderscheid tussen bestaande en nieuwe klanten. Femke: ‘Tegen nieuwe klanten zeg ik: “Dit is hoe wij werken.” Zij hebben dan zelf de keuze of dat bij ze past of niet. Als kantoor staan we ergens voor en dit is wat het is. Bij bestaande klanten ligt dat natuurlijk anders. Sommigen zeggen eerlijk dat ze in meer of mindere mate digibeet zijn. We kennen al deze klanten, weten hoe ze hun spullen aanleveren en kunnen inschatten wat voor hem of haar werkt.’

Hulp bij de overstap

‘We wijzen ze dan op de voordelen, geven een demo en begeleiden ze bij de overstap. We beginnen bijvoorbeeld met het maken van verkoopfacturen en laten ze stapsgewijs aan het programma wennen, soms in heel kleine stapjes. Als ze dat willen, kan dat bij ons op kantoor en helpen we ze ter plekke. Uiteindelijk lukt het altijd wel, want zo moeilijk is het ook weer niet. En niet onbelangrijk: op de oude manier blijven werken kost meer tijd en dus geld. We streven ernaar dat al onze klanten eind dit jaar overgestapt zijn naar online samenwerken.’

Koudwatervrees bij kantoren

Femke signaleert dat de klanten meestal niet het grootste probleem zijn als het om online samenwerken gaat. ‘Die gaan ermee aan de slag, bellen misschien nog een paar keer en dan hoor je ze er nooit meer over. Het knelpunt zit vooral bij de kantoren. Die zijn bang voor een negatieve reactie van de klant en durven de stap niet te maken. Die angst is onnodig en de behoefte is er wel degelijk, maar kantoren weten niet altijd goed hoe ze het aan moeten pakken. De gedachte dat het heel veel moeite kost, kunnen ze het beste loslaten. Want hoeveel moeite kost het wel niet om door een papieren administratie heen te gaan? Als dat besef groeit, is een overstap zo gemaakt.’